Stehen in den nächsten Wochen seitens diverser Gremien innerhalb der Feuerwehr dringende und nicht verschiebbare Abstimmungsgespräche oder Tagungen auf dem Terminkalender, so gibt es einfache und kostenlose Alternativen, sich auch über weite Wegstrecken hinweg zu sehen und sich auszutauschen.
Mit dem Zugang zum ÖBFV Sharepoint haben Feuerwehrfunktionäre die Möglichkeit, Videokonferenzen über „Microsoft Teams“ abzuhalten. Microsoft hat das Ende von „Skype for Business“ für Mitte 2021 angekündigt, weshalb ein Umstieg auf „Teams“ ohnehin bevorsteht. Damit können auch nach der aktuell eingeschränkten Situation rasche und kurzfristige Abstimmungen durchgeführt werden, ohne quer durchs Land reisen zu müssen.
Wichtige Tipps für Videokonferenzen
- Testen Sie Ihre Lautsprecher und Ihr Mikrofon vor der Konferenz.
- Gewöhnen Sie sich an, Ihr Mikrofon auf „stumm“ zu schalten, wenn Sie nicht sprechen. Dadurch vermeiden Sie störende Nebengeräusche und der Redner wird besser verstanden.
- Sie können auch Inhalte Ihres Bildschirms teilen. Dadurch ist es möglich, auch Präsentationen zu halten oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.
- Setzen Sie sich mit „Microsoft Teams“ in Ruhe auseinander, um diverse Möglichkeiten kennen zu lernen und austesten zu können.
Kurzanleitung „Teams“
Entweder Sie erstellen eine Teams-Besprechung und laden Teilnehmer dazu ein oder Sie werden zu einer solchen Besprechung von einem anderen Organisator eingeladen. Beide Möglichkeiten werden hier kurz beschrieben:
- an Teams-Besprechung teilnehmen
Sie erhalten auf Ihre @feuerwehr.or.at Mail-Adresse eine Einladungs-Email. Klicken Sie auf „An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen“. Wenn „Microsoft Teams“ bereits eingerichtet wurde, werden Sie direkt zur Besprechung weitergeleitet.
Sollten Sie noch nicht mit „Microsoft Teams“ gearbeitet haben, gibt es zwei Möglichkeiten an der Besprechung teilzunehmen:
- Wenn Sie „Microsoft Teams“ auf Ihrem Endgerät nicht installieren wollen, können Sie über die Teams-Webanwendung teilnehmen. Um „Microsoft Teams“ online zu öffnen, klicken Sie im Office365-Portal auf das App Startfeld links oben und wählen Sie die Anwendung „Teams“. Nun können Sie die Anwendung online nutzen und an Besprechungen teilnehmen.
2. Wenn Sie „Microsoft-Teams“ auf Ihrem Endgerät installieren wollen, dann klicken Sie nach dem Öffnen der Anwendung (wie unter Punkt 1 beschrieben) links unten auf das Downloadsymbol (Desktop-App herunterladen). Folgen Sie den weiteren Anweisungen.
- Teams-Besprechung selbst erstellen
Eine Teams-Besprechung kann nach erfolgreicher Installation (siehe Beschreibung weiter oben) sofort gestartet oder für einen späteren Termin geplant werden. Im Folgenden wird die Vorgehensweise in der Desktop-App beschrieben:
- Teams-Besprechung sofort starten
Öffnen Sie „Microsoft Teams“ und klicken Sie links auf das Feld „Anrufe“. Wählen Sie nun die gewünschten Teilnehmer mit @feuerwehr.or.at – Mail-Adressen aus, es können mehrere im Textfeld angeführt werden. Wenn die Auswahl abgeschlossen ist, klicken Sie auf das Kamera-Symbol, um einen Videoanruf zu starten. Sofern die anderen Teilnehmer in der „Microsoft-Teams“-App online sind, kommt der Anruf sofort an und die Besprechung kann gestartet werden.
- Teams-Besprechung für später planen
Öffnen Sie „Microsoft Teams“ und klicken Sie links auf das Feld „Kalender“. Klicken Sie rechts oben auf „Neue Besprechung“. Nun können Sie alle Details inklusive der gewünschten Teilnehmer mit einer @feuerwehr.or.at Adresse hinzufügen. Nach dem Versenden der Einladung erhalten die gewünschten Teilnehmer eine Einladung per Mail.
„Microsoft Teams“ hat noch viele weitere Funktionen, die sinnvoll und nützlich sein können, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Besprechungen abzuhalten und die einem persönlichen Treffen um (fast) nichts nachstehen. Neben der Chatfunktion, einem Datenaustausch, einer Aufzeichnungsfunktion und dem obligatorischen „Bildschirm teilen“ stellt „Microsoft Teams“ – gerade in diesen Zeiten – eine gute Lösung dar, um in Kontakt zu bleiben und dringend notwendige Besprechungen weiterhin durchführen zu können.
