Dokumentieren des aktuellen Feuerwehrgeschehens

Adolf Schinnerl (1)

 

Spätestens zum Jahreswechsel ist das Feuerwehrgeschehen des abgelaufenen Jahres für die Registermeldung und den Jahresbericht zusammenzustellen. Bei der Mitglieder- bzw. Jahreshauptversammlung ist zu berichten. Wenn auch für die Erfassung des normalen täglichen Geschehens die Einsatzberichte und Aufzeichnungen im Tagebuch genügen werden, wird es leichter sein, wenn die Großereignisse schon während des Jahres unmittelbar nach dem Geschehen entsprechend dokumentiert wurden. Wenn der/die Archivar/in auch mit Schriftführertätigkeiten betraut ist, wird es leicht sein, die Unterlagen zusammen zu tragen, andernfalls müssen dies Schriftführer/in und Archivar/in koordinieren. Gibt es einen bestellten Sachbearbeiter für die Öffentlichkeitsarbeit, so ist auch dieser einzubinden. Die Vorgangsweise muss im Ortsfeuerwehrrat (Kommando) festgelegt werden.

 

Motto

Was heute geschieht, ist morgen Geschichte.“

 

Ziele

  • Grundlage für Aussagen des Kommandanten (Einsatzleiter) und Presseinformationen,
  • Unterlage für Jahresbericht,
  • Nachweis über das Wirken der Feuerwehr,
  • Bewahrung des Feuerwehrgeschehens im Ort.

 

Vielfältige Möglichkeiten

Mit dem

  • Führen eines Tagebuches im Feuerwehrhaus,
  • Schreiben von Kurzberichten über alle größeren Geschehnisse und
  • Sammeln von Zeitungsartikeln

kann man mit geringen Mitteln gute Grundlagen herstellen. Recherchen wird man teilweise anstellen müssen.

Auf das Fotografieren sollte nicht vergessen werden (bei vielen Feuerwehren wird heute ein Fotoapparat im Einsatzfahrzeug mitgeführt).

Die neue Digitaltechnik und elektronische Weitergabe bietet viele Möglichkeiten für eine effiziente Öffentlichkeitsarbeit.

 

Großeinsätze

Das Dokumentieren beginnt bereits während des Einsatzes, mit der genauen Erfassung des Einsatzablaufes.

 

Die heutige Mediengesellschaft verlangt vom Einsatzleiter sofort kompetente Aussagen. Er braucht die „schreibende bzw. filmende Zunft“ - je professioneller die Aufzeichnungen sind, umso besser kann er die Arbeit der Feuerwehr darstellen und der Öffentlichkeit berichten.

Es liegt auch am Geschick des Sachbearbeiters für Öffentlichkeitsarbeit, im Einvernehmen mit dem Ortsfeuerwehrkommandanten bzw. Einsatzleiter einen Bericht abzusetzen. Neben dem Schadensbericht sollte aber unbedingt auf die geretteten Menschenleben und Sachgüter bzw. auf die verhinderte Ausweitung des Schadensereignisses durch die Feuerwehr hingewiesen werden.

Zur Dokumentation eines Großeinsatzes gehören:

  • das ausgefüllte Einsatzformular mit Zeitangaben, eingesetzte Feuerwehren und Mannschaften, Einsatzdauer, Einsatzleiter usw.,
  • alle Einsatzaufzeichnungen,
  • ausformulierter Bericht,
  • Einsatzplan,
  • Presseaussendungen,
  • Presseberichte (Zeitungsausschnitte mit Kopf- und Datumszeile); sollten solche Berichte nicht korrekt oder falsch sein, müssen unbedingt entsprechende Richtigstellungen dazugeschrieben werden,
  • Fotos.

 

Festlichkeiten

Festlichkeiten sollten von der Planung an dokumentiert und der Schriftverkehr in einem eigenen Ordner gesammelt werden. Die in den Besprechungen vereinbarten organisatorischen Maßnahmen werden in den Protokollen festgehalten. Nach dem Fest sollte man die Begebenheiten beschreiben.

Zur Dokumentation eines Festes gehören:

  • formulierter Bericht vom Fest,
  • Protokolle,
  • Schriftverkehr,
  • Einladungen,
  • Plakate,
  • Festschrift,
  • Presseaussendungen,
  • Presseberichte (Zeitungsausschnitte mit Kopf- und Datumszeile); bezüglich unkorrekter Darstellung gilt dasselbe wie bei den Einsätzen,
  • Videoaufnahmen,
  • Fotos.

 

Personalia

Unabhängig von den Erfordernissen des Personalaktes sollte laufend aufgelistet werden:

  • Eintritt/Austritt Feuerwehrjugend,
  • Eintritt/Austritt Aktivstand,
  • Überstellung von der Feuerwehrjugend in den Aktivstand,
  • Überstellung vom Aktivstand in den Nichtaktiven Stand,
  • Todesfall;
  • Wahlen,
  • Ernennungen,
  • Beförderungen,
  • übernommene Funktionen;
  • Kursbesuche;
  • erworbene Leistungsabzeichen,
  • bestandene Leistungsprüfungen.

 

Jahresbericht

Neben der Registermeldung und dem Jahresbericht, der an den Landesfeuerwehrverband einzusenden ist, veröffentlichen viele Feuerwehren eine umfassende Darstellung des Jahresgeschehens. Diese wird unterschiedlich erstellt (maschin- oder computergeschrieben und im Kopierverfahren vervielfältigt, auch gedruckt und broschürt), teilweise den Gemeindevertretungsmitgliedern, den übergeordneten Feuerwehrfunktionären und eigenen Mitgliedern ausgehändigt oder auch an alle Haushalte im Ort ausgeteilt (versandt). Das bedeutet nicht nur eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit, sondern stellt auch eine Bestätigung der erbrachten Leistungen für die eigene Mannschaft dar. Die damit verbundene Informationen der Angehörigen der Feuerwehrmitglieder ist ein weiterer nicht zu unterschätzender Faktor.

Das kann ein Jahresbericht enthalten:

  • Titelblatt,
  • Totengedenken (im Berichtsjahr verstorbene Mitglieder namentlich),
  • Wort des Kommandanten mit Hinweisen auf besondere Ereignisse, Anliegen, Danksagung,
  • Auflistung der Einsätze (nach Datum)
  • Stundenmäßige Gliederung aller
  • Einsatzarten (Brände, Hilfeleistungen nach Verkehrsunfall, KFZ-Bergungen usw.),
  • Bereitschaften,
  • Übungen (Schulungs-, Alarmübungen, für Leistungsbewerbe usw.)
  • Ausbildung an der Landesfeuerwehrschule,
  • Verwaltung und Organisation,
  • Gefahrene Kilometer der Fahrzeuge (aus dem Kilometerstand jeweils am 1.1. abgelesen),
  • Betriebszeiten der Pumpen und Aggregate,
  • Sonstige Ausrückungen und Veranstaltungen (nach Datum)
  • Mannschaftsbewegung (namentlich - siehe Punkt unter Personalia)Kursbesuche (namentlich),
    Ernennungen und Beförderungen (namentlich),
    Erworbene Leistungsabzeichen und bestandene Leistungsprüfungen (namentlich mit Anführung des Gruppenranges),
    Verliehene Auszeichnungen (namentlich),
    Persönliche Ehrungen (Geburtstage, Jubiläen – namentlich),
  • Feuerwehrkassen (detaillierte Einnahmen und Ausgaben, Kassastand zum Jahresanfang und -Ende),
  • Bericht der Kassenprüfer,
  • Detail der Gemeindeausgaben für die Feuerwehr bzw. auch vereinnahmte Förderungsmittel und Einsatzersätze,
  • besondere Anschaffungen,
  • außerordentlich Einsätze (Beschreibung),
  • gefeiertes Fest (Bericht),
  • Feuerwehrjugend (alle Aktivitäten),
  • Pressespiegel (Auszug aus den Zeitungsausschnitten).

 

Übersicht einer oder mehrerer Funktionsperioden

Diese Jahresberichte zusammen ergeben eine genaue Chronik über eine Funktionsperiode und es ist für den Kommandanten ein leichtes, daraus den entsprechenden Rechenschaftsbericht zu erstellen. Eine diesbezügliche Übersicht kann dem letzten Jahresbericht angefügt oder in einem eigenen Report dargestellt werden.

Scheidet ein Kommandant nach mehreren Funktionsperioden aus, wird diese Art von Dokumentationen eine komplette Chronik für dessen Amtszeit ergeben.

 

Sinnvolle Arbeit

Unter diesen Gesichtspunkten werden Kommandanten und Mitglieder diese Arbeit als sinnvoll beachten und anerkennen. Damit bekommt aber auch das Archivieren einen besonderen Stellenwert und wird, so wie alle anderen notwendigen Dienste in der Feuerwehr, als selbstverständliche Aufgabe empfunden werden. Nur muss jemand bereit sein, diese Arbeit zu verrichten, welche ja oft im Stillen und abseits der von allen zu beobachtenden Feuerwehrtätigkeiten erfolgen wird.

 

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  1. BR Adolf Schinnerl, Adnet, Konsulent des Landesfeuerwehrverbandes Salzburg und Leiter des ÖBFV-Sachgebietes 1.5 Feuerwehrgeschichte und Dokumentation.

 

Ablage unter: Dokumentieren d.akt.Fw.Geschehens

 

Handbuch zur Feuerwehrgeschichte - Ausgabe: Oktober 2004