Archivkunde
Walter Tagini (1)
Archivieren - Archivordnung
Da ist ein Feuerwehrmann, dem die alten Schriften der Feuerwehr, die in einem Eck liegen, leid tun. Er packt sie in eine Schachtel. Als man in ein neues Feuerwehrhaus umzieht, kämpft er wie ein „Löwe“ darum, dass das „alte Zeug“ nicht weggeworfen wird. Weiters findet er am Dachboden alte Fotos, ein Strahlrohr, ein verrostetes Feuerwehrbeil. Er bittet die alten Kameraden herauszurücken, was sie noch daheim haben. Der Kassier und Schriftführer kommen und übergeben nicht mehr benötigte Rechnungen und Protokolle.
Was tun mit den vielen Sachen?
Dieses Sammeln ist spannend und interessant , aber dann ist ein derartiger Wust von altem Zeug beisammen, dass sich der Mann nicht mehr auskennt.
Grundsätze
- Die alten Schriften sind nicht ein lästiges Übel, und gehören nach zehn Jahren entsorgt, sondern hier handelt es sich um wichtige Dokumente der Orts-, der Regional- und der Landesgeschichte.
- Wir wollen sie für unsere Nachfahren aufbewahren und so lagern, dass wir uns nicht schämen müssen.
- Nicht alles, was man jetzt aufhebt, ist schon interessant. Aber in zehn, zwanzig Jahren wird man genau nach dem suchen, was heute gerettet wird.
- Man muss wissen , ein Feuerwehrarchiv zu ordnen kostet sehr viel Zeit.
- Kein Feuerwehrarchiv gleicht dem anderen, es wäre daher unmöglich eine einheitliche Archivierungsvorschrift zu schaffen.
Wo aufbewahren?
- Auf jeden Fall dem allgemeinen Zugriff entziehen.
- Kanzlei des Kommandanten? Besser wäre ein eigener beheiz- und belüftbarer sowie versperrbarer Raum (Schlüssel: Archivar und Kommandant).
- Notlösung: Dem Gemeinde- oder Stadtarchiv übergeben (ist ein gewisser Schutz, man kann aber nur zu den Öffnungszeiten dazu und muss Rechenschaft über beabsichtigte Tätigkeiten geben).
Worin aufbewahren ?
- Archivkarton: Maße 420 mal 140 mal 265 mm (staatliche) oder in den von verschiedenen Firmen angebotenen Archivsystemen (siehe Anhang).
- Packpapiermappen: Für nicht gebundene Einzelstücke (aus festem Packpapier Formate zu 450 mal 310 mm ausgeschnitten und gefaltet ergeben praktische Mappen).
- Keine Klarsichthüllen verwenden, da diese die Oberfläche der Dokumente und vor allem der Fotos ablösen können!
==> Hinweis: Zur speziellen „säurefreien“ Archivierung den betreffenden Behelf beachten.
Sinnvoll ordnen
Einen großen Tisch nehmen und beginnen, die alten Schriften ein wenig nach Sachgebieten auseinanderzulegen. Dies klärt schon manches. Jeder Bestand ist anders.
Wo Blöcke vorhanden, eventuell diese Bestände herausziehen, z.B. Sitzungsprotokolle, Inventarlisten, Einsatzberichte, Leistungsbewerbe, Fahrzeuge (komplette Dokumentationen), Feuerwehrhäuser, bestimmte Zeiten wie Gründungszeit, 1938 – 1945, komplette Festdokumentationen (50 Jahre FF A-Dorf).
Was jetzt?
Hat man den Bestand in sinnvolle Gebiete auseinandergelegt, wird es schon übersichtlicher.
- Alles in Klarsichthüllen gelagerte, sofort herausgeben, sofern es sich nicht um spezielle atmungsaktive Klarsichthüllen handelt.
- Lochordner auflösen. Vorher kritisch durchsehen, damit nicht eine vorhandene Ordnung zerstört wird. Der Inhalt gehört durchforstet, Doppelausfertigungen kann man aussondern.
- Alte Rechnungen sind kostbar (Zeugnisse für Ortsgeschichte), jedoch ausmisten. Wenn die Rechnung vorliegt, wird der beiliegende Lieferschein keine zusätzliche Aussage haben und kann daher weggeben werden.
- Wenn ein gut geführtes Kassabuch vorhanden ist, muss nicht jede Benzin- und Bierrechnung aufgehoben werden.
- Pläne, Plakate usw. nicht falten oder rollen, sondern in große Mappen bzw. Laden legen.
- Bücher, Festschriften, Feuerwehrzeitungen, Heftchen, Broschüren, maximal zwei Stück aufheben; eventuell in Kartons wie eine Kartei aufstellen.
- Bildmaterial: Datum, Ereignis, Namen der erkennbaren Personen auf jedes Bild (Foto) hinten draufschreiben (am besten mit Schreibmaschine oder PC auf Pickerl – aber Achtung auf den Kleber), damit die Schrift besser sichtbar wird und am Foto keine Beschädigungen durch das Durchdrücken des Kugelschreibers oder durch säurehaltige Stifte auftreten können.
Zuteilung zu einzelnen Kartons
Man versucht, Ansätze zu einem logischen System zu entwickeln, z.B. Protokoll- und Kassabücher, Mannschaftslisten, Einsatzberichte, zusammen zu ordnen und beschriftet die einzelnen Faszikel.
- Die Kartons nicht vollstopfen. Wenn sich noch etwas findet, soll es noch Platz haben.
- Beschriftung der Archivkartons.
- Archivkatalog: Um das Maß der Sorgfalt vollzumachen, schreibt man nun noch das „Findbuch“ (kurze Beschreibung über den Inhalt der Archivkartons, Literaturbestand usw. – Erfassung auch mit dem PC möglich). So wird man das , was man sucht, am ehesten finden.
Neu Anfallendes
Mit dem Kommando überlegt man, wie die jetzt anfallenden Bestände vor der Vernichtung bewahrt und nach einigen Jahren in das Archiv eingeordnet werden können.
Man soll schon jetzt wie ein Geier dahinter sein, daß z.B. von jedem Feuerwehrball zwei gedruckte Einladungen, zwei Plakate, zwei Eintrittskarten usw. aufbewahrt werden.
Soweit Protokolle jetzt nicht mehr in fest gebundene Bücher sondern auf Schreibmaschine oder PC geschrieben und als Einzelblätter ausgedruckt werden, sollte ein Exemplar der Archivar bekommen (sinnvoll wäre es, wenn die Proktolle nach einer Funktionsperiode in einer Buchbinderei fest gebunden würden).
Das Kommando wird dankbar sein, wenn seine Papierberge immer wieder durchforstet werden und dadurch eine bessere Übersicht möglich wird.
Und der Archivar braucht nicht zu bangen , dass jemand das Falsche wegwirft.
Dem/der Archivar/in ist ein Denkmal sicher,
auch wenn er/sie jetzt vielleicht von manchen Kameraden belächelt wird!
Begriffsbestimmungen (2)
Archiv (griechisch archeion = Amtshaus) – geordnete Sammlung von Schrift-, Bild- und Tongut. Archiv heißt sowohl der Aufbewahrungsort als auch die Behörde, die die Archivalien verwaltet.
Archivar – Betreuer eines Archivs.
Archivieren – Urkunden und Dokumente in ein Archiv aufnehmen.
Ordnung – gedankliche Zerlegung (Analyse) und Zusammenfügung (Synthese) eines Mannigfaltigen aufgrund begrifflicher Merkmale (Systematik). Eine einfache Form von Ordnung ist z. B. die durch Ordnungszahlen gegebene.
Ordnungprinzipien
==> Ordnung: „Nur Genies beherrschen das Chaos"
Es geht um Systematik, also Systeme der Ordnung, um allgemeine Ordnungsprinzipien.
Ordnung braucht Logik
Ordnung ohne logische Begründung, ohne Sinn, kann nicht begriffen, nicht nachvollzogen werden und wird deshalb dann häufig als Last und als stur, weil überflüssige Forderungen, empfunden.
Ordnung muss überschaubar sein
Jede Ordnung muss möglichst einfach und über längere Zeiträume machbar sein. Dinge, die man in einem zu komplizierten Ordnungssystem abgelegt hat, findet man nach einer Weile deshalb nicht wieder, weil man das System vergessen hat.
Es wird auch jedem klar sein, dass bei größeren Archivbeständen man Ordnungssysteme finden muss, die nur noch mit Schlüsselzahlen, Karteien nach verschiedenen Sachgebieten, heute natürlich unter Verwendung von Computern, zu handhaben sind.
Ordnung braucht Übereinstimmung
Jede Ordnung muss von allen, die damit zu tun haben, akzeptiert werden. Wenn jemand seine Sammlung ganz allein betreut, kann er seine Ordnung allein bestimmen, so wie es seinen Sammlungszielen entspricht.
Wenn aber, wie bei einem Feuerwehrarchiv, mehrere Mitarbeiter/innen im gleichen Bereich einordnen, arbeiten und suchen, dann muss Übereinstimmung herrschen. Da muss die Ordnung, egal welche, genau definiert sein. Wenn eine/r die Ablage erledigt, müssen auch die anderen wissen, wo sie die benötigten Akte ausheben können.
Es hat sich schon oft als Nachteil erwiesen, wenn man sich nur auf eine Person verläßt und sagt, der/die macht das schon. Plötzlich ist genau jene Person nicht da, vielleicht im Krankenhaus, und niemand weiß Bescheid.
Archivordnung
==> Grundvoraussetzung: Logik, Überschaubarkeit, Übereinstimmung
Mehrere Archivare haben ihr eigenes System entwickelt, OBR Dr. Hans SCHNEIDER hat sich in einem „brand aus“-Artikel mit dem Problem allgemein beschäftigt. (3) Mehrere Konzepte wurden vorgelegt, bis 1992 HV Rolf Scherzer von der FF Weidling sein System vorstellte. (4)
Die Weidlinger Archivordnung hat sich bewährt, ein Blick in das Findbuch ermöglicht eine rasche Orientierung. Mittlerweile hat neben anderen Feuerwehren auch die Freiwillige Feuerwehr der Stadt Steyr dieses System in modifizierter Art aus folgenden Gründen übernommen:
* beliebige Erweiterungsmöglichkeiten innerhalb der Sachgruppen,
* Möglichkeit verschiedener Untergruppen,
* Übersichtlichkeit.
Archivordnung (Muster)
(die Gliederung wird je nach Größe der Feuerwehr enger oder weiter gefasst werden müssen)
Sachgebiet 01 - Feuerwehrdienst, Finanzen, Protokolle (örtlich)
SG 01.01 Protokollbücher, Kommandositzungsprotokolle, Jahresvollversammlungen, Tätigkeitsberichte (eigene)
SG 01.02 Kassabücher, Kassaberichte, Voranschlag, Tarifordnung
SG 01.03 Mannschaftslisten, Standesbücher, Mitgliederkartei, Feuerwehrpässe
SG 01.04 Unterstützungskassa, Hilfssäckel, Personen- und Sachversicherungen
SG 01.05 Sonn- und Feiertagsdienste, Theater- und Circusdienste
SG 01.06 Brand-, Technische und Wasserwehreinsätze
SG 01.07 Übungen
SG 01.08 Wasserentnahmestellen und Hydranten
SG 01.09 Feuerpolizei, Feuerbeschau
SG 01.10 Feuerwehrveranstaltungen (Geselliges, Bälle, Sommerfeste, Tag der offenen Tür)
SG 01.11 Totengedenken, Floriani- und Weihnachtsfeiern
SG 01.12 Löschzüge
SG 01.13 Feuerwehrjugend
SG 01.14
SG 01.15
Sachgebiet 02 - Behörden, andere Institutionen und Vereine
SG 02.01 Bezirksverwaltungsbehörde, Landesregierung, k. k. Statthalterei
SG 02.02 Gemeinde (Magistrat)
SG 02.03 Gendarmerie, Bundespolizei
SG 02.04 Nachbargemeinden
SG 02.05 Sanitätsabteilung, Rotes Kreuz
SG 02.06 Bundesheer
SG 02.07 Zivilschutz
SG 02.08 Schwarzes Kreuz
SG 02.09 Diverse örtliche Vereine
SG 02.10
Sachgebiet 03 - Übergeordnete Dienststellen
SG 03.01 Österreichischer Bundesfeuerwehrverband
SG 03.02 Landesfeuerwehrverband, Landesfeuerwehrkommando
SG 03.03 Landesfeuerwehrschule
SG 03.04 Mitteilungen des Landesfeuerwehrverbandes (Rundschreiben)
SG 03.05 Katastrophenhilfsdienst, FuB-Dienst
SG 03.06 Jahresberichte des Landesfeuerwehrverbandes
SG 03.07 Arbeitstagungen, Bezirksschulungen
SG 03.08
Sachgebiet 04 - Gleichgestellte Dienststellen
SG 04.01 Schriftverkehr mit anderen Dienststellen (Abschnitt, Bezirk)
SG 04.02 Betriebsfeuerwehr
SG 04.03
Sachgebiet 05 – Gesetze, Richtlinien, TRVB
SG 05.01 Feuerpolizeiordnung, Feuerwehrgesetz
SG 05.02 Dienstordnung
SG 05.03 KHD-Gesetz
SG 05.04 Brandbekämpfungsverordnung
SG 05.05 Bekleidungsrichtlinien, Dienstgradtafeln
SG 05.06 Ö-Normen, CE, ISO
SG 05.07 TRVB
SG 05.08 Diverse andere Gesetze
SG 05.09
Sachgebiet 06 - Bewerbe
SG 06.01 Feuerwehrleistungsbewerbe Bezirk
SG 06.02 Feuerwehrleistungsbewerbe Land
SG 06.03 Feuerwehrbewerbe national und international
SG 06.04 FLA Gold
SG 06.05 FULA (Bronze, Silber, Gold)
SG 06.06 Wasserwehr-Bewerbe
SG 06.07 Feuerwehrjugendbewerbe
SG 06.08 Technische Leistungsprüfung
SG 06.09 Atemschutz Leistungsprüfung
SG 06.10
Sachgebiet 07 – Feuerwehr-Fahrzeuge, Häuser, Geräte
SG 07.01 Feuerwehrfahrzeuge (Land und Wasser) mit Foto u. Plänen
SG 07.02 Baurichtlinien Feuerwehr Fahrzeuge
SG 07.03 Feuerwehrhäuser (mit Plänen und Fotos)
SG 07.04 Gerätebeschreibungen, Prospekte
SG 07.05 Inventarlisten
SG 07.06
Sachgebiet 08 – Geschäftsverbindungen
SG 08.01 Firma ...
SG 08.02 Firma ...
SG 08.03 Firma ...
SG 08.04 Diverse Prospekte
SG 08.05 Rechnungen und Kassabelege, Verbindungen mit örtlichen Firmen
SG 08.06
Sachgebiet 09 – Filme, Video, Dias, Negativablage, Fotos, Bilder, CD`s, Plakate, Pläne
SG 09.01 Filme
SG 09.02 Videos
SG 09.03 Dias
SG 09.04 Fotos
SG 09.05 Bilder
SG 09.06 CD`s
SG 09.07 Plakate
SG 09.08 Pläne
SG 09.09 Negativablage
SG 09.10
Sachgebiet 10 - Literatur
SG 10.01 Feuerwehrmagazin (Mitteilungen) (Land)
SG 10.02 Die österreichische Feuerwehr
SG 10.03 Feuerwehrzeitungen ... (österreichische Bundesländer)
SG 10.04 Feuerwehrzeitungen ... (Ausland)
SG 10.05 Fachzeitschrift Brandverhütung
SG 10.06 Festschriften
SG 10.07 Jahresberichte fremd
SG 10.08 Jahresberichte Landesfeuerwehrverband
SG 10.09 Diverse Fachzeitungen
SG 10.10 Fachbücher
SG 10.11 Bücher allgemein
SG 10.12 Amtsblätter
SG 10.13
Aufbewahrungsmöglichkeiten
Für die Schriftgutaufbewahrung heute kann man eigentlich nur Anregungen geben, Möglichkeiten aufzeigen und geeignete Systeme vorstellen, aus denen jeder nach seinen Bedürfnissen seine Ordnung gestalten muss.
Hier eine keineswegs vollständige, aber doch vielseitige Übersicht von Hilfsmitteln zur Schriftgutaufbewahrung:
Hängeschiene
geeignet für jede A 4 Hängeregistratur, ideal für Kataloge, Zeitschriften, Magazine und gebundenen Unterlagen.
Ordner Clip
Abhefthilfe für Kataloge, Magazine, Zeitschriften etc.; einfach und ohne zu lochen abzuheften.
Klemmschiene
ablegen ohne Lochen und Abheften.
Schnelle Abheft-Ordnung 1 bis 40 Blatt Normalpapier (4,5 cm), ordentliche Präsentation von Unterlagen und Einzelblättern ohne zu lochen und zu binden.
Aktenbinder-Box
Das Alt-Archiv mit Abheftvorrichtung z. B. für Einsatzberichte, 75 mm Rückenbreite, mit Griffloch und Beschriftungsfeldern.
Archiv-Box
In 3 Breiten, hoch und quer abstellbar.
Store-Box
Für Ordnung in jedem Büro.
Multi-Laden-Box
Unbegrenzte Kombinationsmöglichkeiten, stapelbar, ideal für Ordner-Ablageboxen und Hängemappen.
Top-Plan-Case-Planschränke
Aufbewahrung von Plänen, Plakaten, Landkarten; DIN A1, A2, A3.
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- OAW Walter Tagini, Archivar der FF der Stadt Steyr, Oberösterreich.
- Bertelsmann Universal Lexikon, Gütersloh, 1987.
- OBR Dr. Hans Schneider, „Wie ordne ich ein Feuerwehr-Archiv, „brand aus“ 11/1983, S. 426-428.
- OBR Dr. Hans Schneider, NÖ LFV, Dokumentation für Feuerwehrarchivare 13/1990.
HV Rolf Scherzer, NÖ LFV, Dokumentation für Feuerwehrarchivare 22/1992.
ÖBFV Multiplikatoren-Archivarlehrgang, LFS Salzburg, 1994.
Ablage unter: Archivkunde
Handbuch zur Feuerwehrgeschichte - Ausgabe: November 2002/2
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